Como escribió Shakesperare para su obra Hamlet..."Ser o no ser, esa es la cuestión", es la misma reflexión que podemos hacernos cuando pensamos en planear, será que realmente vale la pena planear las cosas?, o será mejor actuar según las circunstancias y lo que se vaya presentando?, y aunque podría considerarse que lo más lógico es tomar la primera opción, esto no siempre ocurre, ya que "HACER, HACER, HACER" se interpreta como una actitud adecuada en las personas, que el estar ocupado en algo es el estado ideal para alcanzar los objetivos, que lo que se debe premiar es la inmediatez en los resultados, que pensar es perder el tiempo; y lo que sucede realmente es que estos comportamientos en muchas ocasiones sólo están demostrando que nos dejamos llevar por un falso sentido de productividad, que las cosas urgentes se roban nuestra atención, que no hay una claridad sobre en qué y cómo invertir adecuadamente el tiempo.
Esto debe sonar familiar a aquellos que conocen la matriz Eisenhower, en la que se categoriza cualquier decisión con base en dos variables, Importancia y Urgencia; si en este momento revisaras tu agenda, si es que llevas alguna, podrías llegar a encontrar que está llena de cosas importantes, pero que has venido postergando indefinidamente por tareas de última hora, por atender descuidos o malas programaciones de otros, incluyendo familiares o clientes, porque aquello que no atendiste en su momento se convirtió en algo urgente, ...aunque hace mucho tiempo sabías que debías hacerlo.
Pero bueno, todo esto tiene solución, el primer paso como todo en la vida, es darse cuenta de lo que no está funcionando para cambiarlo por algo que si lo haga, y aquí viene la importancia de planear, lo que puede aplicarse desde un viaje de vacaciones hasta la proyección del futuro de una empresa, cuando se tiene claro para dónde se va y qué es lo que se desea se toman mejores decisiones, así que a continuación relaciono los seis pasos básicos que permiten lograr este cometido:
El primer paso para poder planear es el más fácil pero el que a su vez cuesta más trabajo, consiste en destinar el tiempo para pensar, para esto lo más recomendable es contar con un espacio o condiciones adecuadas donde las múltiples distracciones del día no nos invadan, luego tomar lápiz y papel o el computador y a escribir!.
Definir lo que se quiere, esto es, la visión o el propósito; visualizar lo más claramente posible el objetivo permite que los siguientes pasos sean más acertados y se alcance más fácil lo que se espera.
Como dice la frase, divide y vencerás, en la planeación aplica el mismo principio, consiste en fijar uno o varios objetivos (menos es mejor), que se asocien al paso anterior para que sea más sencillo generar acciones y medir logros.
Establecer las acciones necesarias a emprender, aquí la experiencia y la imaginación se convierten en herramientas bastante útiles, de manera que se pueda plantear el paso a paso a seguir.
Llevar a cabo acciones exitosas requiere contar con la disponibilidad de los recursos apropiados, en este paso se debe identificar con cuáles ya se cuenta y cuáles deberán ser adquiridos o aprendidos (humanos, financieros, conocimiento, información, etc.)
Finalmente, y el cual considero uno de los más importantes, consiste en programar y medir, esto simplemente se traduce en asignarle una fecha a las cosas y monitorearlas; muchas veces hablar de un cronograma y de indicadores puede sonar algo tedioso, pero estoy absolutamente convencido que son las mejores herramientas para lograr utilizar el tiempo en lo importante y poder medir la gestión y los resultados.
Como se puede observar planear no es un tema complejo, sólo consiste en dedicación y disciplina, y al final se termina convirtiendo en un hábito en el que el tiempo invertido se ve gratamente retribuido por los resultados que se obtienen.
Te animas a planear tu vida?, te arriesgas a lograr lo que deseas?, quieres ver resultados en tu empresa? comienza por estos 6 pasos y verás la diferencia.