1. Introducción 

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En cumplimiento de las normas tendientes a regular el tratamiento de datos personales y promoviendo el respeto de los derechos del titular de la información (el “Titular”), Crear Acción S.A.S. (la “Compañía”) adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales (la “Política”) de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que desarrolle Crear Acción S.A.S. que involucre el tratamiento de datos personales. 

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2. Propósito

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Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, a continuación, lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que la Compañía, realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

 

En esta política de tratamiento de datos personales encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

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3. Definiciones

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Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones: 

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• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Datos sensibles: información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

• Transferencia: se presenta cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.  

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4. Uso y finalidad del Tratamiento

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La información solicitada por parte de la Compañía al Titular, tendrá como finalidad primordial alimentar las bases de datos y herramientas con que cuenta Crear Acción para el desarrollo de sus actividades y de la relación comercial y/o contractual con los Titulares, quienes deberán otorgar su consentimiento, previo, libre y voluntario, a través de cualquier medio, siempre que pueda ser objeto de consulta posterior.

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4.1. Medios

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El tratamiento de los datos personales, se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

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4.2. Otros fines

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Crear Acción podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:

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• Envío de información sobre los productos o servicios de la Compañía

• Ejecución del contrato suscrito con la Compañía

• Gestionar trámites (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes) y efectuar encuestas de satisfacción.

• Envío / Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.

• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera.

• Pago de obligaciones contractuales.

• Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

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Los datos que se recolecten o almacenen sobre los trabajadores de Crear Acción tendrán las siguientes finalidades:

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1. Celebrar el contrato de trabajo;

2. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del empleador, tales como: 

• a. Afiliación al sistema de seguridad social integral y pago de aportes.

• b. Afiliación a la caja de compensación y pago de aportes parafiscales.

• c. Velar por la seguridad y salud del trabajador en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

• d. Emitir certificados laborales, de ingresos y retenciones solicitados por el trabajador, 

• e. Suministrar información requerida por una entidad o autoridad nacional que solicite datos personales de conformidad con las normas vigentes.

• f. Realizar los pagos de nómina necesarios en la forma que señale el trabajador.

• g. Cualquier otro relacionado con la relación laboral entre el empleador y sus trabajadores, necesario para que dicha relación se desarrolle normalmente.

• h. Luego de terminado el contrato de trabajo celebrado entre las partes, el empleador continuará realizando el tratamiento de los datos personales recibidos, con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de sus obligaciones legales, particularmente laborales, y ejercer su derecho de defensa, de ser necesario.

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4.3. Transferencias y transmisiones de internacionales de datos personales 

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Los datos personales susceptibles de transferencia a terceros países será la misma en la que el Titular haya otorgado su autorización frente al tratamiento de dichos datos. En todo caso, la Compañía velará por el cumplimiento de los respectivos estándares.

 

4.4. Derechos de los Titulares

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Los derechos de los Titulares respecto de los datos personales que sean recolectados, serán los establecidos en el artículo 8° de la ley 1581 de 2012:

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• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente;

• Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el Responsable o Encargado del tratamiento de datos personales.;

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución. 

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

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4.5. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como Titular

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Si el Titular tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, deberá comunicarse a través de cualquiera de los siguientes medios:

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• Telefónicamente al: (57) 302 547 42 19

• Correo electrónico: fernando.perez@crearaccion.com

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Se debe tener en cuenta que una vez se coloque en conocimiento a la Compañía, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

 

El Titular podrá realizar consultas respecto de los datos personales que la Compañía tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la Compañía lo hará de conocimiento del Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

La solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de la petición, solicitud o reclamo, el Titular deberá allegar la identidad del solicitante, el número de identificación, la dirección de notificaciones / respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

 

Si la solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a la Compañía atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía entenderá que se ha desistido de la solicitud.

 

5. Vigencia

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Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha entrado en vigencia desde el doce (12) de junio de dos mil diecisiete (2017).

 

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información